As ferramentas colaborativas de trabalho têm sido utilizadas cada vez mais nas empresas com intuito de acelerar os processos. Embora essas ferramentas sejam, usualmente, utilizadas em empresas privadas algumas de suas características são adaptáveis a Administração Pública, possibilitando agilidade na comunicação entre os membros da equipe.

Diante da necessidade de buscar alternativas para disseminação da informação de forma célere, sem implicar em deslocamentos nem custos para a Administração, tendo em vista a escassez de recursos ao qual as instituições públicas são submetidas, o presente trabalho pretende compartilhar a experiência da Editora da Universidade do Estado da Bahia (EDUNEB) com um aplicativo gerenciador de tarefas em sua versão gratuita. Desse modo, temos uma ferramenta que atende nossas necessidades imediatas, no que diz respeito ao fluxo dos processos na produção editorial. Mesmo não dispondo de todas as funcionalidades que a ferramenta possui, pois estamos utilizando apenas a versão gratuita, é possível acompanhar as atividades da produção editorial de cada livro de forma on line, através do celular ou da estação de trabalho.

Dessa forma, a gestão da informação é facilitada na medida em que o gestor tem a possibilidade de acessar os dados, mesmo que esteja em uma reunião fora de setor de trabalho, atribuir tarefas aos membros de sua equipe, compartilhar documentos, além de gerenciar e estabelecer prazos, tornando assim a equipe de trabalho mais integrada e a informação mais acessível.